EQUASS Lietuva

Naujienos

2023-01-19

Rengiant įstaigos veiklos Pažangos ataskaitą svarbu atsakyti ne tik į klausimą KĄ, bet ir – KAIP

Prasidėjo EQUASS sertifikuotų įstaigų veiklos Pažangos ataskaitų teikimo etapas. EQUASS auditorė Rasa Laiconienė pasidalino, į ką organizacijos turėtų atkreipti dėmesį rengdamos dokumentus.

Gavus išorės audito ataskaitą, įstaigai pirmiausia reikėtų atidžiai susipažinti su auditoriaus rekomendacijomis ir išvadomis, jas aptarti darbuotojų komandoje ir išsikelti prioritetus: kurias iš rekomendacijų derėtų įgyvendinti pirmiausia. Prioritetą reikėtų skirti toms sritims, kurios reikalauja daugiau laiko, pavyzdžiui – veiklos rezultatų matavimas (jeigu jie matuojami kasmet). Juk rezultatų matavimas tinkamais rodikliais susijęs ir su dokumentų, ir su apklausos anketų (ar kitų rezultatų matavimo instrumentų) tobulinimu, ir su darbuotojų apmokymu bei paslaugų gavėjų informavimu. Viskam tam reikia paskirti laiko.

Prioritetų nusistatymas yra naudingas dar ir dėl to, kad EQUASS išorės audito rekomendacijoms įgyvendinti yra skirti 2 metai, ir tobulinimus galite atlikti nuosekliai, kasmet dar įvertindami ir praėjusiais metais atliktų tobulinimų veiksmingumą. Tai galėsite pateikti antrojoje pažangos ataskaitoje.

Teikiant Pažangos ataskaitą svarbu ne tik parašyti, kad rekomendacija buvo įgyvendinta, bet jos įgyvendinimo aprašyme atsakyti ir į klausimą KAIP? Jeigu buvo pateikta rekomendacija aktyvinti paslaugų gavėjų dalyvavimą, tai vertėtų ne tik parašyti kad „praėjusiais metais didinome paslaugų gavėjų dalyvavimą“, bet ir pavardinti, kaip buvo didinamas paslaugų gavėjų dalyvavimas, kokiomis konkrečiai priemonėmis buvo pasiekta pažanga ir pan. Auditorius, skaitydamas ataskaitą, turi matyti trumpą ir aiškų rekomendacijos įgyvendinimo aprašymą.

Reikėtų nepamiršti, kad pažangi, atvira ir socialiai atsakinga įstaiga viešina informaciją apie savo veiklą, tad įstaigos dokumentai ir pasiekti veiklos rezultatai, darbuotojų, paslaugų gavėjų, suinteresuotų šalių apklausų rezultatai turėtų būti lengvai pasiekiami įstaigos internetinėje svetainėje, o nuorodos į juos galėtų būti įdėtos ir Pažangos ataskaitoje.

Pastebėjau, kad kai kurių įstaigų pagal EQUASS kokybės sistemą privalomi turėti dokumentai ir matuojami veiklos rezultatai yra keliami į interneto svetainėje sukurtą EQUASS aplanką – taip jie tarsi atskiriami nuo visos įstaigos veiklos. Atsidarius informaciją apie įstaigos planavimo veiklą, tikėčiausi rasti visus planus: ir Veiklos planą, ir Saugos ir sveikatos planą, ir Socialinės atsakomybės veiklų planą ir kitus planus. Taip pat ir su ataskaitų aplanku – prie Veiklos ataskaitos, tikslinga būtų skelbti ir veiklos rezultatų aprašymus. Tokiu būdu ir įstaigos darbuotojams formuotųsi požiūris, kad EQUASS yra ne „šalia“ jų teikiamų paslaugų, o veikla vykdoma vadovaujantis bendrais įstaigos dokumentais (nesvarbu, pagal EQUASS kokybės sistemą, pačios įstaigos ar steigėjo inicijuotais).

Na ir pabaigai dar vienas gerb. Rasos pastebėjimas, kad Įstaiga Pažangos ataskaitoje galėtų aprašyti ne tik tai, kas buvo įgyvendinta, atsižvelgiant į auditoriaus rekomendacijas, bet ir tai, ką veikloje patobulino savo iniciatyva – įvertinus pasiektus rezultatus ar pasilyginimą su kitomis įstaigomis.